年会活动策划就是帮助各大企业、组织、协会、单位，举办各类型的主题年会活动的策划公司。而大型年会活动的策划就是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。那么大型年会活动策划如何划分活动阶段呢? 

    第一阶段：调研。任何一个大型年会活动策划公司在策划一场大型年会活动时必须要有一个鲜明的主题。在进行一个大型的年会活动策划之前必须就主题进行调研。一次大型的年会活动，即是这个主题对公众或参与者的重要展示，市场调研可以帮助活动的策划者确定哪个是活动的目标客户市场或第一市场，以及了解到目标客户对大型活动的期待性要求有哪些，希望达到什么样的目的和效果。

    第二阶段：分析与创意。在年会活动的调研完成之后，就需要进行针对年会活动的各个方面进行分析，这是激发创意与灵感的阶段，是让年会活动组织者设计整个大型活动蓝图的阶段。要想让大型年会活动不落俗套，必须要有创意性的思路及变革的想法。

    第三阶段：方案策划：活动具体方案的策划。策划期通常是大型活动组织管理中用时最长的周期。从各种大型活动策划与实践中，如果调研越准确，前期分析越充分，那么方案策划期相应的越简单，用的时间也越少。在此阶段要充分运用时间、空间以及速度三个因素来确定直接的资源是否得到充分的运用，三因素能否有效的运用直接关系到大型活动的最终结果成功与否。

    第四个阶段：大型活动的协调。在大型活动的过程当中，需要协调的因素很多。对外需要协调政府，以及一些职能部门如公安消防、交通管理部门、医院、学校等等凡是能涉及到的因素。对内需要协调场地、人员、时间、参加者等等。

    评估是大型活动策划与管理的最后一个阶段，也是总结及检讨改善，以及策划与管理下一个大型年会活动的阶段。在活动的运行当中或者结束后，运用调查或者电话回访等手法，了解评估活动的成效以及成败。

    具体活动准备：

    1、与年会活动主办者洽谈。

    2、向活动主办方提供活动接待策划方案和报价。

    3、邀请活动主办者实地考察活动举办场所。

    4、与活动主办者确认活动接待方案。

    5、与活动主办者签订活动接待标准合同。

    6、确认活动主办者预付活动订金事宜。

    7、在活动举办前制定活动工作人员服务标准条例及活动接待手册。

    8、准备活动资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、活动配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）

    活动进行：

    9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

    10、活动酒店现场：活动秘书分发活动资料，来客接待。

    11、活动秘书协助会场布置及会场的会务服务。

    12、活动秘书在活动接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发活动礼品及房间派送水果等会务工作。

    13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

    14、提前确认活动代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

    15、确认旅游公司为该活动提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。

    16、确认并保障活动期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

    17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。

    18、协调活动期间的交通工具的安排。

    19、代办活动代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

    活动总结：

    20、活动服务的总结、评估、活动代表的意见反馈及处理工作。

    21、活动资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

    22、与活动主办者的费用结算工作。

    23、欢送代表工作。